El vocero de la empresa

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Uno de los momentos más críticos durante el estallido de una situación complicada es la gestión de la comunicación externa:  atender las peticiones de los periodistas. El temor de hablar ante los periodistas, por desconocimiento, falta de aptitudes, timidez o viejos tópicos hace que muchos portavoces no sepan cómo actuar con eficacia ante sus preguntas.

El medio de comunicación busca información directa para preparar una noticia lo más fidedigna posible y la empresa necesita un canal en el cual transmitir los mensajes adecuados para que la noticia sea lo más real y positiva. Por lo tanto, tomemos al periodista como un aliado sin nada que ganar ni perder. Es la empresa quien puede ganar o perder. Pero tenga presente que el medio de comunicación siempre está a tiempo de buscar otras fuentes si lo considera oportuno… así que se debe aprovechar ese momento.

La experta en comunicación Maribeth Metzler presenta una interesante un conjunto de preguntas tipo que un periodista puede lanzar en su búsqueda por obtener las mejores respuestas posibles. El periodista es (o debería ser) una persona altamente capacitada para sonsacar aquella información relevante, impactante, novedosa, de interés, que quizá el representante de una empresa no quiera sacar a la luz. Para ello, Metzler ha catalogado diferentes cuestiones más allá de las clásicas. Este es un resumen con las preguntas más destacadas:

Pregunta de confirmación. El periodista sabe la información, cree saberla o está cerca de conocerla, y únicamente busca la respuesta del entrevistado para constatarlo. Por ejemplo: “Está convencido de que la empresa podría haber evitado la crisis con una mejor coordinación con las autoridades sanitarias, ¿verdad?

Pregunta amistosa o de despedida. Prohibido creer en el off the record durante una entrevista. Recuerda que un periodista no es un enemigo, pero tampoco un amigo. Por ejemplo: “Bueno, ahora entre tú y yo, la gestión económica durante el último período fue…”

Pregunta especulativa. Suele ser complicada de responder porque plantea situaciones o hipótesis que es posible que no se hayan contemplado ni previsto. Comienzan con el “Si…”, así que buscan una opinión sobre lo que podría haber ocurrido en otras circunstancias.

Pregunta ingenua. El periodista no tiene ni la menor idea de lo que hace la empresa ni de por qué está en crisis. Así que lanza las típicas “Su empresa a qué se dedica” o“¿Puede explicarnos cómo se ha producido su crisis?” Es un excelente momento para venderle lo que quieras. Tu historia será su historia.

Pregunta acusatoria. El periodista busca aquella declaración en la cual se arremeta contra otra persona u organización. No se debe atacar a nadie. La opinión pública nunca reacciona bien ante esta ‘técnica del ventilador’ porque, ante todo, se debe mostrar responsabilidad ante lo sucedido.

Pregunta trampa. Contiene alguna información errónea, citada intencionadamente por el periodista, que en caso de que el entrevistado no se percate puede aparecer en la noticia de forma negativa para la empresa. Por ejemplo: “Semanas antes del incendio aseguraron que la inversión en seguridad se había reducido un 15%, ¿verdad?” Quizá sea cierto el hecho, pero no el porcentaje… Hay que estar al tanto en todo momento.

Artículo completo en comunicación de crisis

8 condiciones claves para una nota de prensa eficaz

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Hay muchas condiciones básicas para que una nota de prensa sea eficaz. Una buena nota de prensa siempre es útil  por lo que es mejor apostar la calidad antes que por la cantidad. Es más interesante aparecer en pocos medios de interés con el mensaje que desea transmitir que lograr muchos impactos en medios irrelevantes para tus objetivos. Antes de redactar una nota de prensa tenga en cuenta lo siguiente:

1. Preguntarse a sí mismo: ¿Esta información encaja en estos medios? ¿Los lectores se interesarían por la noticia? Si se realiza un ejercicio de sinceridad y la respuesta es no, hay tres opciones: enviar la nota a los medios que realmente puedan ser susceptibles de interesarse, pensar en otro canal para colocar esa información en algún medio, u obviar esa información.

2. Todo lo que se publica en la nota debería ser publicable. La nota de prensa es periodística, no publicitaria. Rehuir de esos comunicados plagados de mensajes absurdos e innecesarios, más acordes a una presentación de empresa o de un anuncio en prensa. Un periodista que recibe decenas de notas al día no puede perder tiempo en leer párrafos enteros que va a desechar.

3. Muchos periodistas desechan notas de prensa largas, por lo que deben ser breves, sencillas y concisas. Hay notas de prensa que tienen tres páginas (sobretodo las informaciones económicas, que incorporan datos, gráficos, u otros elementos de apoyo). Otras, suman el mismo número de páginas pero solo la primera es útil para el periodista.

4. Una fotografía siempre se agradece. Ya tenga relación con la información que se envía o sea de recurso, es posible que se publique junto a la noticia. Enviar una imagen nunca está de más, pero cuidado: que tenga el tamaño y peso adecuado.

5. Asegurarse que llega a las personas indicadas: jefes de sección, redactores jefe y redactor. Enviar una nota a un periodista para que no la reciba es perder el tiempo. Por eso es importante cerciorarse de que la ha recibido, pero sin agobiar. Si un redactor tiene en sus manos una nota pero no ha publicado la información en los días siguientes tiene una explicación muy sencilla: o no le interesa o se la guarda para otra ocasión. No hay que perseguir al periodista para tratar de lograr la publicación.

6.- Envía notas de prensa fácil de leer y publicar. Toda la información básica debe estar en el cuerpo del email, para que así quien lo lea puede saber si le interesa o no. En definitiva: cuantos más clics y más archivos tenga que descargar el editor, peor resultado obtendrás. Así pues, si quieres que al menos el editor se interese, tu nota de prensa debe tener:

– Un asunto descriptivo e informativo.

– Un cuerpo de email con la información básica (y si puede tener toda, mejor).

– Un par de imágenes.

7.- Normalmente los editores tienen un horario de oficina, así que no tiene ningún sentido mandar una nota de prensa más allá de la seis de la tarde. El horario de publicación más coherente es entre las 10 de la mañana y las 4 de la tarde.

8.- Evita colocar encabezados como “Nota de prensa para su publicación inmediata”. A nadie, y menos a los editores, les gusta que les den órdenes.

Con información de comunicación de crisis y reaplicante.com